Коммерческое предложение считается официальным документом, который подтверждает расценки конкретного поставщика на товары, работы или услуги, имеющие определенные характеристики. Цены в нем фиксируются на конкретный отрезок времени. Такой документ должен составляться, учитывая требования к коммерческим предложениям по 44-ФЗ. Получение КП не обязывает заключать договор, это просто сведения. Если купить готовый бизнес или выбрать услугу — регистрация фирмы под ключ, коммерческое предложение фирмы уже будет отражать актуальные товары и услуги.
В ч. 2 – 6 ст. 22 закона о госзакупках 44-ФЗ подробно описывается, какие именно действия и как следует выполнять участнику в соответствии с методом анализа рынка. Первым делом, в целях обоснования НМЦК, организация-заказчик должна собрать актуальные сведения о рыночной стоимости благ, аналогичных тем, что планируются к закупке. Наиболее простой способ для этого — запросить КП (по образцу, который приведен ниже) у поставщиков, продающих аналогичные товары или оказывающих такие же услуги.
На какие товары можно формировать заявку
Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:
- стройматериалы;
- канцелярские принадлежности;
- хозяйственные товары;
- мебель;
- технику;
- оборудование и т.д.
Для чего создается заявка на покупку продукции
Заявка на приобретение заполняется со следующими целями:
- Бумага позволяет забронировать нужное изделие.
- Требуется тогда, когда покупатель ранее не мог определиться с покупкой. Предпочтительные для приобретения изделия указываются в заявке.
- Заявка подтверждает согласие покупателя на условия, предложенные поставщиком.
- Документ, составленный покупателем, является основанием для возникновения обязанности по принятию и покупке товара.
Заявка должна быть оформлена правильно. Как правило, она составляется в свободной форме. Однако в документе обязательно должны содержаться все значимые условия. Это не так важно при обычном взаимодействии, но важно при возможном судебном разбирательстве.
Заявка обычно составляется в форме соглашения. К этому договору, как и к обычному соглашению, может прилагаться вспомогательная бумага. В заявку могут вноситься изменения после ее составления. Все корректировки должны отражаться в дополнительной договоренности. В заявке обычно указываются сроки поставки продукции.
К СВЕДЕНИЮ! Заявка потребуется при возникновении различных спорных ситуаций. Она нужна для фиксации договоренностей, подтверждения согласия покупателя на поставку.
Требования к заявке
Законом не утверждена форма заявки, а потому она может разрабатываться каждой компанией самостоятельно. Организация может разработать определенную форму, которой должны будут пользоваться покупатели, отправляющие заявку. Создаваемый компанией образец должен соответствовать этим обязательным требованиям:
- У документа должна быть в «шапке». В ней содержится наименование участников сделки, их адреса, номера, факсы, платежные реквизиты.
- В текст следует поместить все данные договора, который является основой сделки. Здесь следует упомянуть про то, что заявка не является основным документом. Это вспомогательная бумага, которая прилагается к базовому соглашению. Его реквизиты и нужно указывать. Прописывается номер договора, дата его оформления.
- У заявки должно быть соответствующее название. Приводятся сведения о предмете заявки: название продукции, ее технические свойства, ассортимент, нужное количество, стоимость.
- Необходимо указать сроки поставки. Если поставка осуществляется в несколько этапов, необходимо задать сроки для каждого из этапов.
- Текст заявки завершается подписями участников сделки, печатями. Если в сделке используются доверенности, прописываются их номера.
Если требуется, можно указать в заявке дополнительную информацию: упаковка товара, габариты, особые условия оплаты. Заявка должна быть отражена в специальном журнале под своим номером.
Как составить заявку на аукцион
В шапке документа указывается наименование отделения, отдела, организации или другое. А так же лицо, кому адресуется конкретно заявка, как правило все заявки пишутся в отдел снабжения. В самой заявке пишем о том, что нам нужно для выполнения определенной задачи.
Разновидности заявок
Заявки подразделяются на эти виды:
- Внешние. Обычно отправляются от покупателя к поставщику. То есть, отправителем является внешний пользователь. Это может быть заявка на поставку продукции/предоставление услуг.
- Внутренние. Отправляются внутри самой организации. К примеру, это могут быть заявки на получение канцтоваров, получение услуг от другой фирмы.
Под заявкой могут пониматься деловые письма о принятии участия в мероприятиях/конкурсах. Иногда заявка оформляется для регистрации различных прав, запросов.
Есть также гарантийное письмо-заявка. Это вид делового сообщения. В нем содержится просьба о выполнении какой-либо просьбы. Важная особенность такой заявки – в ней есть указание на гарантию оплаты.
Заявка может подтверждать получение информации или документов. Она может использоваться и для подтверждения ранее достигнутой договоренности. В завершении документа иногда стоит просьба/предписание, предложение. Заявки подразделяются на виды в зависимости от степени важности, срочности, существенности затронутых вопросов, количеству предпосылок.
То есть, документ является практически универсальным. Он актуален для самых различных ситуаций.
- заявка на поставку товара 36445;
- заявка на оказание услуг 18119.
Подготовка заявки на участие в тендере: важные моменты
После того как заказчик предоставит информацию о проведении торгов, а также составит требования по закупкам, каждый участник должен изучить их, а также составить заявку на тендер. Заявление может быть двух видов:
- Котировочным, то есть, состоящим из краткого предложения;
- Состоящим из двух частей – из предложения и технической части, которая содержит детали по выполнению, а также информацию о предприятии. Это актуально для проведения электронных торгов.
Стоит рассмотреть последний вариант более детально. Так, подобная заявка на тендер будет включать в себя две части:
- Первая часть предполагает согласие на участие в аукционе, а также техническую часть. В ней детально описываются товары или услуги, которые могут быть предложены заказчиком в рамках аукциона. Здесь важно обратить внимание на характеристики предлагаемого продукта, либо условия предоставления обслуживания. Если характеристики будут не соответствовать, возможен конфликт интересов, в результате которого участие будет прекращено;
- Вторая часть содержит детальные сведения о самом предприятии. Сюда включаются все разрешения и лицензии на проведение работ, сертификаты на товары, реквизиты компании. Прикладывается сопроводительная документация. Часть из нее уже находится на ЭТП – прикладывается при регистрации, например, уставные документы.
На предварительном этапе заказчик (или комиссия) рассматривает исключительно первую часть. Анализируется наиболее выгодная стоимость, сроки, условия. В случае если компания прошла предварительный отбор, комиссия будет анализировать вторую часть заявления.
Заявка на тендер может быть подана в электронном или письменном виде. Письменно оформленная заявка подается в специальном запечатанном конверте. Как и в случае электронного формата, к заявлению прикладывается пакет сопроводительной документации. Тендерное сопровождение поможет оформить заявку правильно.
Формы заявок
Все заявки можно разделить на внутренние или внешние.
Внутренние – используются внутри одной компании и представляют собой письменное обращение подчиненного к своему начальству с какой-либо просьбой. Иногда политика компании требует, чтобы они составлялись на фирменном бланке.
Внешние формы заявок составляются между разными организациями или компаниями. Внешние заявки часто используются в официальных государственных учреждениях. К таким относятся:
Письмо-заявка
- заявки на приобретение патента
- заявки о привлечении иностранных рабочих
- заявка на участие в госзакупках
- заявки на получение кредита
Такие заявки пишутся на официальных бланках и по установленному образцу.
Наиболее распространенными внешними заявками являются заявки на приобретение товара или на поставку продукции. В договоре между участвующими сторонами может быть оговорено, что поставка товара осуществляется через определенное время после получения заявки.
Использование заявок является вынужденной мерой в случае, когда стороны по какой-либо причине не могут в договоре оговорить весь необходимый ассортимент товара. Тогда необходимые товары заказываются отдельно.
Чаще всего форма заявки прописывается в договоре. Если же этот факт не оговорен сторонами, она составляется в свободной форме. Обязательными реквизитами являются: дата составления, название организации-отправителя, сведения о лице, уполномоченном на заполнение заявки.
Далее описывается информация о необходимом товаре. Чаще всего это делается в виде таблицы, в которой указывается наименование товара, нужное количество, цена за единицу, общая стоимость позиционно. Далее подбиваются итоговые цифры по количеству и сумме.
Отдельно могут быть оговорены требования к габаритам товара, упаковке, способу доставки. Обязательным условием является указание адреса, по которому нужно осуществить доставку. Если договором покупателю предоставляется дополнительная скидка, не лишним будет указать это в заявке. Подписывается заявка уполномоченным лицом с расшифровкой подписи.
Кроме того заявки могут быть составлены не только в письменной форме, они могут быть поданы и устно. К таким заявкам относятся так называемые «аварийные», которые подаются в связи с:
- неисправностью пожарной сигнализации
- пожаром
- аварийной остановкой кабины лифта
- коротким замыканием
Аварийными считаются заявки на вызов скорой помощи, милиции, газовой службы.
Устные заявки могут быть поданы по телефону, письменные – передаются лично или отсылаются по почте.
Правильно оформленная заявка поможет решить спор между сторонами, который может возникнуть в результате срыва сроков и объемов поставки, а также поставки товара ненадлежащего качества
Заявки бывают как внутренние так и внешние. С внутренними заявками мы разобрались, они используются для внутреннего пользования компании.
К внешним заявкам относятся заявки на получение чего либо. К примеру, на получение патента мне необходимо подать заявку, где изложить суть. Чтобы привлечь иностранных рабочих необходимо написать заявку о потребности в привлечении иностранных работников. Заявка на выдачу, заявка на продажу, заявка на кредит и многие другие внешние заявки, которые необходимо писать или заполнять используя официальный бланк компании по сути напоминают внутренние заявки, образцы которых приведенные ниже за исключением того, что данные будут совершенно другими.
Даже спортсмены делают своего рода заявки. Например, заявка на разряд.
Кто разрабатывает типовые формы
В постановлении готовых шаблонов нет. В ответ на вопросы участников закупок Минфин опубликовал письмо от 19.11.2019 № 24-06-05/89376. Вот его главные тезисы:
- Заказчики не обязаны разрабатывать типовую документацию.
- Типовую документацию утверждает Минфин.
- Обязанность применять типовую документацию наступит, после того как ее утвердят в приказе Минфина, но приказ еще не издан.
Так надо или не надо сейчас использовать типовые формы заявок
После прочтения постановления № 1401 эксперты разделились на два лагеря:
- Одни считают, что формы обязательны для всех сторон госзакупок (поставщиков, заказчиков, ЭТП).
- Другие считают, что требование использовать типовые формы распространяется только на заказчиков и ЭТП: первые должны включать типовые формы в документацию, а вторые встраивать в процесс подачи заявок. Более того, 44-ФЗ пока не дает заказчикам права отклонять поставщиков с нетиповыми заявками.
Несмотря на то, что в постановлении прямо не сказано, что поставщики обязаны использовать типовые формы заявок, мы все же рекомендуем это делать:
- Во-первых, любые письма Минфина только разъясняют его позицию и не являются нормативно-правовыми актами.
- Во-вторых, проще подстраховаться и оформить типовую заявку, чем доказывать в ФАС, что вас отклонили незаконно.
Наш отдел сопровождения торгов сделал свои шаблоны, которые соответствуют требованиям из постановления. Мы добавили их в раздел с инструкциями.
Перечень сопутствующих услуг юридических компаний в рамках составления заявок на тендер
- Предоставление детальных юридических консультаций в разных форматах по самостоятельному составлению заявок для тендеров;
- Анализ предложений по торгам и закупкам, поиск подходящего аукциона для участия;
- Подготовка стратегии тендерного сопровождения;
- Комплексная тендерная помощь;
- Регистрация на электронных торговых платформах для последующего участия в торгах;
- Получение электронно-цифровой подписи и оформление банковских гарантий;
- Оформление доверенностей на представительство;
- Изучение требований конкретного аукциона, подготовка коммерческого предложение;
- Составление заявки для участия в тендере, написание основной и технической части заявления;
- Сбор дополнительного пакета документации, его последующая подача;
- Ведение переговоров с заказчиком, ответы на вопросы по заявке на тендер;
- Сопровождение при заключении контрактов с заказчиком;
- Претензионная работа при нарушениях, составление жалоб в ФАС и досудебных претензий, представительство;
- Представительство в судебных органах, работа во всех инстанциях, составление процессуальной документации.
Как отозвать заявку
При необходимости потенциальный поставщик имеет право отозвать свой запрос на участие в электронных конкурсных процедурах. Для этого ему нужно отправить уведомление оператору ЭП в срок, не превышающий дату окончания подачи заявок по конкретной госзакупке (ч. 14 ст. 54.4 44-ФЗ).
Порядок получения товара
Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.
- Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
- Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
- После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).
При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.
Что такое коммерческое предложение
Коммерческим предложением принято называть документ, который подтверждает стоимость товаров или услуг, отвечающих заявленным характеристикам. Он составляется на официальном бланке организации, предоставляющей информацию. Передача коммерческого предложения не влечет за собой обязательств по заключению договора (однако лучше прямо указать, что оно не является офертой).
Необходимость сбора государственным заказчиком предложений от потенциальных поставщиков установлена статьей 22 44-ФЗ. Чтобы унифицировать процедуру сбора такой информации и расчета НМЦК Министерство экономики и развития России разработало рекомендации № 567 от 02.10.2013 г. В них содержится перечень мероприятий, которые должен провести заказчик для анализа рынка.
Согласно действующим рекомендациям перед проведением закупки заказчик должен получить не менее трех коммерческих предложений. Если документов поступит больше, то в расчете НМЦК разрешено использовать те из них, которые содержат минимальные значения стоимости товаров или услуг.
Срок действия коммерческого предложения
Экономическая ситуация в стране постоянно меняется, следовательно, коммерческие предложения поставщиков могут быстро потерять актуальность. Чаще срок действия цен на товары и услуги компания определяет самостоятельно и указывает эту информацию в своем прайс-листе. В тексте коммерческого предложения при этом прописывается дата, до которой цены считаются действительными.
Если поставщик не определил срок действия коммерческого предложения, то оно признается бессрочным. Однако, согласно пункту 3.14 приказа Минэкономразвития №567, при расчете НМЦК целесообразно использовать информацию, предоставленную заказчику не более чем за 6 месяцев до даты проведения анализа рынка. Поэтому перед каждой закупкой рекомендуется собирать обновленные коммерческие предложения.
В ситуациях, когда нет возможности обновить ценовую информацию, разрешено использовать старые данные. При этом стоимость товаров и услуг пересчитывается с учетом поправочного коэффициента. Методика расчета приведена в пункте 3.18 Приказа №567.
Порядок получения коммерческих предложений
Для получения коммерческих предложений заказчик должен составить соответствующий запрос и разослать его потенциальным поставщикам. Рекомендуется отправлять просьбу пяти и более компаниям. Заказчик должен будет провести следующие мероприятия:
- Сформировать описание закупаемого объекта. Указать все требуемые количественные и качественные характеристики. Обозначить условия поставки, которые могут отразиться на итоговой стоимости продукции или работ.
- Определить компании, которые могли бы выступить в роли поставщиков.
- Составить запрос о предоставлении ценовой информации и оформить его на официальном бланке организации.
- Разослать подготовленный документ всем выбранным поставщикам. Для этого можно использовать факсимильную связь, а также электронную почту.
- Получить ответ и проанализировать предоставленную информацию.
- Произвести расчет НМЦК.
В случаях, когда заказчику не удается собрать коммерческие предложения, Минэкономразвития рекомендует провести анализ ранее заключенных аналогичных договоров. Сделать это можно, пользуясь реестром контрактов, размещенным в ЕИС. Ценовую информацию из них допустимо использовать при расчете НМЦК.
Запрос на предоставление коммерческого предложения
Порядок формирования запроса ценовой информации описан в пункте 3.10 Приказа № 567. Документ должен содержать в себе следующие сведения:
- Описание закупаемого объекта, количество товара и единицу его измерения, объем необходимых услуг или работ.
- Сведения, которые помогут определить идентичность товаров или услуг предлагаемых поставщиком.
- Ключевые условия контракта, заключаемого по итогам будущей закупки. Обязательно прописываются сроки и место поставки, порядок оплаты, размер обеспечения исполнения контакта, требования о наличии гарантийных обязательств.
- Информация о том, что предоставление коммерческого предложения не обязывает заказчика заключать контракт.
- Ссылка на то, что из ответа поставщика должны быть однозначно понятны предлагаемые им цены на товары или услуги, а также срок их действия.
- Крайняя дата подачи коммерческих предложений.
В тексте документа должны быть прописаны наименование и реквизиты заказчика, а также контакты лица, ответственного за сбор коммерческих предложений. Перед тем как отправить запрос рекомендуется известить об этом потенциального поставщика посредством телефонного звонка. Если документ отправляется по электронной почте, то в теме письма желательно указать фразу, которая пробудит в контрагенте желание предоставить информацию.
Пример документа:
На фирменном бланке
Исх. № 12/17 от 01.04.2018 г. Директору ООО «Ромашка» Петрову П.П.
Запрос о предоставлении ценовой информации
Уважаемый Директор ООО «Ромашка», МУП «Горсвет» планирует проведение электронного аукциона на поставку моющего средства. В соответствии с требованиями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и в целях изучения рынка цен на закупаемый товар, просим предоставить информацию о стоимости поставки товара, соответствующего указанным характеристикам.
|
Наименование товара |
Технические и функциональные характеристики товара |
Ед. измерения |
Количество |
|
Средство для мытья посуды |
Флакон 500 мл. Срок годности не менее 1 года. |
штука |
100 |
Ключевые условия контракта, заключаемого по результатам закупочной процедуры:
Срок поставки: в течение 10 рабочих дней с момента заключения договора.
Место поставки: г. Москва, ул. Спортивная, д.1
Порядок оплаты: в течение 15 дней с момента поставки товара.
Размер обеспечения заявки: 1500 рублей.
Размер обеспечения контракта: 10000 рублей.
В ответ просим указать цену на предлагаемый товар, а также срок ее действия. Коммерческое предложение должно быть передано заказчику не позднее 20.02.2018г. на электронный адрес Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript. .
Ответ на запрос не влечет за собой возникновения каких-либо договорных обязательств.
Директор МУП «Горсвет» ____________________ Иванов Иван Иванович
У кого запрашивать коммерческие предложения
Согласно требованиям пункта 3.7.1 Приказа №567 запросы на предоставление ценовой информации рассылаются поставщикам, имеющим опыт аналогичных поставок. Информация о таких компаниях должна отсутствовать в реестре недобросовестных поставщиков. Для расчета НМЦК не могут быть использованы сведения, полученные из анонимных источников. Коммерческие предложения на товар, не отвечающий требуемым параметрам, также не рассматриваются.
Для поиска потенциальных поставщиков заказчикам разрешено использовать различные информационно-поисковые системы и прочие общедоступные источники. Поможет также и реестр контрактов, опубликованный в ЕИС.
Как получить сведения об актуальных ценах
Минэкономразвития опубликовал методические рекомендации, в которых пояснил, как следует применять методы для вычисления НМЦК (Приказ № 567 от 02.10.2013). По этим рекомендациям, чтобы получить сведения о рыночной стоимости, заказчик должен разослать запросы об актуальных расценках на товары или услуги по крайней мере пяти компаниям-поставщикам. А при подсчете самих НМЦК учитывать не менее трех ценовых позиций, предоставленных различными организациями (п. 3.19).
Алгоритм для подачи запроса:
- Выяснить основные характеристики объекта закупки (в количественном и качественном выражении), сделать его описание.
- Определиться с существенными условиями поставки, которые могут повлиять на цены (место расположения, необходимость в наладке, нужна ли гарантия и др.).
- Найти целевую аудиторию для рассылки запроса. Нужно учитывать, что поставщик должен иметь опыт аналогичных поставок (в течение предыдущих трех лет исполнять контракты без неустоек и др.). В этом процессе заказчику могут помочь информационно-поисковые системы, справочники организаций, находящиеся в общем доступе, а также реестр контрактов на ресурсе ЕИС.
- Оформить запрос на получение КП, а затем отправить его целевой аудитории по электронной почте либо факсимильной связи.
- Получить от организаций-поставщиков ответные письма с коммерческими предложениями, выполнить анализ текущих цен на блага и составить обоснование.
Как составить запрос на коммерческое предложение
Требования описаны в п. 3.10 Приказа Минэкономразвития № 567 от 02.10.2013. Включите в запрос:
- Название товара или услуги.
- Нужное количество и единицу измерения.
- Краткое описание. Можно сослаться на код ОКПД2. Это поможет поставщику найти и предложить идентичные товары или услуги.
- Ключевые условия контракта: сроки, место поставки, оплата, гарантия и прочее. То есть все, что может влиять на стоимость.
- Пункт о том, что запрос и ответ на него не являются обязательством заключить госконтракт.
- Срок ответа.
Срок действия коммерческого предложения по 44-ФЗ законом не устанавливается. Эти сведения должны быть указаны в ответном письме от поставщика. Законодатели сделали так, чтобы обоснование НМЦК всегда проводилось на основе текущих расценок. Если с момента расчета НМЦК прошло больше полугода, то данные о ценах прошлых периодов нужно привести к актуальному уровню с помощью специального коэффициента пересчета.
Составлять запрос лучше на официальном бланке заказчика, где указаны его полное наименование и реквизиты. Не забудьте уточнить Ф.И.О. и контактные данные сотрудника, который отвечает за сбор КП. Хорошим тоном считается предварительно связаться с поставщиком, чтобы предупредить о запросе.
Как еще можно получить информацию
Получить текущие рыночные расценки поставщиков можно еще несколькими способами:
- на основе сведений из общедоступных источников;
- из реестра контрактов, выложенного на сайте ЕИС.
